Kako odrediti PRIORITETE na poslu i ispoštovati rokove kada je sve #1?

Alo! Studenti

13:40

Konkursi 0

Znati kako da odredite prioritete u radu utiče na uspeh vašeg projekta, angažovanje vašeg tima i vašu ulogu lidera.

Kako odrediti PRIORITETE na poslu i ispoštovati rokove kada je sve #1?
pixabay

Svi projekti, posebno veliki, složeni projekti moraju da imaju jasno određene prioritete. Lakše reći nego učiniti. Naročito kada se čini da je svaki zadatak prioritet broj 1 i vrišti za vašu pažnju. 

Da bismo vam pomogli da upravljate poslom svog tima i na vreme postignete rokove, evo 6 koraka za određivanje prioriteta projekata koji imaju mnogo pokretnih delova.

1. Sakupite listu svih vaših zadataka.

Skupite sve što biste mogli da uradite za jedan dan. Ne brinite o porudžbini ili broju stavki unapred. Ovo će vam pomoći da smislite kako i kada da mudro rasporedite svoje vreme.

2. Identifikujte hitno nasuprot važnom.

Sledeći korak je da vidite da li imate neke zadatke kojima je potrebna hitna pažnja. Govorimo o poslu koji će, ako se ne završi do kraja dana ili u narednih nekoliko sati, imati ozbiljne negativne posledice (propušten rok za klijenta; propušteni rokovi za objavljivanje, itd.).

Shutterstock
 

Odvojite vreme da odredite prioritet svojih najhitnijih zadataka ranije tokom dana. Ako ih odložite na kasniji period, rizikujete da budete previše zauzeti kako dan odmiče. Određivanje prioriteta na osnovu hitnosti takođe ublažava deo stresa kada se približavate kratkim rokovima ili zahtevima pod velikim pritiskom.

3. Procenite vrednost svojih zadataka.

Pogledajte svoj važan posao i identifikujte šta ima najveću vrednost za vaše poslovanje i organizaciju.  

Na primer, fokusirajte se na projekte klijenata pre internog rada; podešavanje računara novog izvršnog direktora pre ponovnog konfigurisanja baze podataka; odgovaranje na tikete za podršku pre pisanja materijala za obuku i tako dalje. Drugi način da procenite vrednost je da pogledate na koliko ljudi utiče vaš rad. Generalno, što je više ljudi uključeno ili pogođeno, veći su ulozi.

Ispod su neke korisne reference za procenu vrednosti i važnosti vaših zadataka.

  • Kritični prioriteti su vremenski osetljivi i imaju veliku vrednost. To uključuje zadatke koji se bave krizama ili strogim rokovima za klijente.
  • Zadaci visoke vrednosti koji nisu vremenski osetljivi treba da se smatraju visokim prioritetima. To su zadaci koji uključuju razmišljanje, planiranje i saradnju.
  • Srednji prioriteti mogu biti vremenski osetljivi, ali ne i visoke vrednosti. Sastanci, komunikacija putem e-pošte i organizovanje projekata mogu spadati u ovu kategoriju.
  • Projekti i zadaci niskog prioriteta su oni koji nisu vremenski osetljivi i nemaju veliku vrednost. Ove prioritete možete pomeriti kasnije tokom nedelje ili ih potpuno odbaciti.

4. Naručite zadatke prema procenjenom naporu.

Ako imate zadatke za koje se čini da imaju prednost, proverite njihove procene i počnite sa onim za koji mislite da će biti potrebno najviše truda da se izvrši. Stručnjaci za produktivnost predlažu taktiku da prvo započnete duži zadatak. Ali, ako osećate da ne možete da se usredsredite na svoje veće projekte pre nego što završite kraći zadatak, onda idite za svojim srcem i uradite to. Može biti motivišuće da odradite mali zadatak sa liste pre nego što zaronite u dublje vode.

Shutterstock
 

5. Budite fleksibilni i prilagodljivi.

Neizvesnost i promena su date. Znajte da će se vaši prioriteti promeniti, i to često kada to najmanje očekujete. Zato planirajte neočekivano. Ali – i evo trika – takođe želite da ostanete fokusirani na zadatke koje ste motivisani da završite. Dok radite na takvim zadacima, pokušajte da predvidite druge zahteve projekta koji će pratiti vaše prioritete kako biste se bolje pripremili za ono što vam predstoji.

6. Znajte kada da sečete.

Budi realan. Verovatno ne možete doći do svega na vašoj listi. Nakon što odredite prioritet svojih zadataka i pogledate svoje procene, izrežite preostale zadatke sa liste i fokusirajte se na prioritete za koje znate da morate i da možete da završite tokom dana. Dok smanjujete svoju listu prioriteta, fokusirajte se na glavne stvari koje će vam doneti osećaj postignuća za taj dan. Zatim duboko udahnite, zaronite i budite spremni na sve.

Komentari (0)

Loading